Zelf behoor ik tot de groep die een tandje heeft bijgestoken. Dit o.a. door het oprichten van de vzw Coaching for Heroes, samen met een aantal collega coaches. Dit met als doel om onze zorgverleners psycho-emotioneel op te vangen. We wisten dat deze crisis een hoge druk zou leggen op die doelgroep en dat de kans op het ontwikkelen van posttraumatische stress reëel was zeker als ze niet zouden kunnen terugvallen op goede opvang. De opvangcapaciteit is sowieso ontoereikend waardoor we ervoor kozen om een spreekwoordelijk overstroomgebied aan te bieden. Dit avontuur heeft bijzonder veel van ons gevergd en vergt nog steeds veel. Wat ik zelf allemaal geleerd heb de voorbije maanden is bijzonder maar binnen het kader van deze blog wil ik er één element uit lichten:

“Eens je een organisatie – uiteraard met een achterliggende intentie – in de wereld hebt gezet dan verwacht die organisatie dingen van jou, of je het nu leuk vindt of niet.”

En dan is het de kunst om jezelf niet te verliezen en daar heb ik met vallen en opstaan mijn weg in gevonden.

Efficiëntie: alle keien geordend krijgen

Toen ik in 1996 – net na het behalen van mijn diploma – begon te werken als personeelsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor een team van een 10-tal mensen, was mijn voorganger al maanden ziek. Ik kwam in een kleine puinhoop terecht. Deze stap was te groot voor mij. Binnen de kortste keren stond er een fles maalox op mijn bureau.

Het meeste werk werd toen nog op papier gedaan. We hadden lades vol met bijna 1000 personeelsdossiers. Ik raakte overstelpt. Net toen leerde ik het werk van Kerry Gleeson kennen: “The Personal Efficiency Program.” Daar haalde ik massa’s tips uit om mijn werk op een efficiëntere manier in te richten. Enkele jaren later – met de intrede van de computer – kwam er een ‘high-tech’ versie van het boek. Heel wat elementen herken ik nog steeds in mijn manier van werken vandaag.

Effectiviteit: eerst de grote keien

Enkele jaren later leerde ik het werk van Stephen Covey kennen en met name via “First Things First”. Dat leidde tot een volgende stap in mijn reis. Ik trok me drie dagen terug en nam de tijd om ‘de grote keien’ in mijn leven te bepalen. Op basis van de oefeningen aan het einde van het boek, schreef ik mijn persoonlijke missie. Toen ik die deelde met twee collega’s, antwoordden ze: “Dat ben jij, inderdaad.” Dat kompas bepaalt, sindsdien, mijn keuzes en leidde uiteindelijk tot een carrière shift binnen de Krijgsmacht, die vervolgens leidde tot een nog grotere sprong. Ik liet een vaste job, voor het leven en met uitzicht op een vrij voorspelbare loopbaan, achter mij.

“Het heeft immers geen zin om snel een ladder op te kruipen als hij tegen de verkeerde muur staat,” Stephen Covey.

Er is geen mooier geschenk dan het vinden van je persoonlijke missie. De behoefte aan externe houvast smelt weg, als sneeuw voor de zon, omdat je diep van binnen een soort kompas hebt gevonden. Doorheen de jaren heeft dit kompas me dan ook op koers weten te houden.

Now Discover Your Strengths

Een – achteraf logisch bekeken – volgende stap, was het ontdekken van mijn sterktes via allerhande persoonlijkheidstesten (MBTI, Insights, …). Het werk van Marcus Buckingham en Gallup leidde echter tot de diepste inzichten. De online StrengthsFinder van Gallup leverde me het eerste ruwe materiaal op. De magie kwam echter door het samenspel tussen mijn sterktes in kaart te brengen en dit door het bijhouden van een dagboek[1]. Ik heb er ondertussen stapels vol geschreven. De oogst is dat je a.h.w. je eigen handleiding ontdekt en leert hoe je energie oplaadt, zelfs al werkende. Inderdaad, werken vanuit je missie en je sterktes werkt voedend en levert vaker flow op.

Omdat de tralies van de gouden kooi met de jaren dikker worden, moedig ik iedereen aan om dit soort persoonlijk werk zo vroeg mogelijk aan te vatten. Is dit een garantie op succes? Raak je daardoor niet in een burn- of bore out? Dat garandeer ik niet maar het is volgens mij wel een effectieve ‘antidote’.

Getting Things Done & Cognitive Overload

Ondertussen worden we via allerlei kanalen overspoeld met informatie. Er zal vast wel onderzoek zijn naar de hoeveelheid prikkels die we op een dag moeten verwerken. Ons brein krijgt veel meer informatie te verwerken dan 10 à 20 jaar geleden en de wereld wordt steeds complexer. Zo komt ‘Cognitive Overload’ om het hoekje kijken. Meer in je hoofd te verwerken krijgen dan wat je brein aan kan. En hier komt de analogie met een computer echt van pas. Als je veel programma’s en tabs open laat staan terwijl je maar één taak aan het doen bent, dan gebruik je de processor-capaciteit van je computer niet goed.

Echter, hoeveel ‘tabs’ heb jij open staan in je hoofd? Zo kwam ik bij Getting Things Done (GTD) van Dave Allen. De inzichten die hij aanreikt, leidden tot een verdieping van al het voorgaande en leerden me vooral om verder te bouwen aan een goed systeem voor time- en self management, onontbeerlijk om overeind te blijven als je ervoor kiest om veel op je schouders te nemen.

Zijn kernboodschap: “Als je een betrouwbaar systeem hebt om je korte en lange termijn TO DO’s bij te houden, dan kan je brein zich focussen op één iets” en dat is bijzonder welkom in een wereld waar je ondertussen via je mobiel, je smartwatch (heb er gelukkig geen), je computer, … voortdurend alerts krijgt zeker als je dan nog eens geabonneerd bent op allerhande relevante en minder relevante kanalen.

Bringing it all together

Net omdat ik veel op mijn schouders neem – aard van het beestje – bleef ik mijn way-of-working verder verfijnen. Zo kwamen er nog een aantal sleutels op mijn pad:

  • Via Mickel Therapy leerde ik nog beter de signalen van mijn lichaam ontcijferen. Hierdoor stem ik mijn manier van werken en leven – in de meest brede zin van het woord – steeds beter af op mezelf. De kunst zit hem immers in het vinden van een systeem dat past bij hoe jij in elkaar zit en dat geeft je lijf feilloos aan;
  • Via Cynthia Gysels ontdekte ik de kracht van Life Planning;
  • Ik experimenteerde met tientallen GTD-Apps en Tools en ben ondertussen al enige tijd bijzonder blij met SORTD die van mijn Gmail een performant extern geheugen heeft gemaakt;
  • Ik ben een grote fan geworden van de KANBAN-filosofie en de HARADA-methode met Japanse Roots;
  • …

En ondanks alle digitale tools, blijft papier iets extra’s te hebben. Iets waar ik gretig kan schrappen en plannen maar iets waardoor ik mijn planning ook kan voelen en me zo nog een beter overzicht geeft. Zo kijk ik elk jaar opnieuw uit naar het maken van mijn jaarlijks planboek dat bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Op de cover prijken een reeks foto’s – als Vision Board. Dit geeft me een jaarfocus en die maak ik elk jaar opnieuw rond deze periode. Op de foto linksboven zie je editie 2020 en 2021 op elkaar gelegd.
  • Voor elke maand is er een blanco blad waar ik ik mijn maandoverzicht (rechtsboven op de foto) invul. Even alles met de hand schrijven helpt om mijn maand in de vingers te krijgen. En daar vloeien dan mijn ‘sprints’ uit voort voor de komende maand.
  • Die ‘sprints’ belanden dan in een 8×8 CANVAS (= 64-tasks canvas uit HARADA) dat ervoor zorgt dat alle 8 domeinen (of ‘grote keien’) waarrond mijn werk en leven zich ontvouwt voldoende aan bod komen. Die 8 domeinen gebruik ik zowel op papier als in de tagging van mijn digitale to do’s via SORTD gekoppeld aan Gmail. Zelfzorg en persoonlijke ontwikkeling is trouwens één van die 8 domeinen. Rond elk van die pijlers kan ik dus 8 ‘sprints’ plannen voor de komende maand (vandaar 8×8) – zie linksonder op de foto.
  • Tot slot heb ik een aantal pagina’s – met kolommen – waar ik TO DO’s manueel kan op schrijven (en schrappen). Dit is een soort KANBAN zoals je kan zien rechtsonder op de foto. Hiermee hou ik focus op mijn dagplanning.

Elk jaar verfijn ik deze methode verder. Het helpt mij om veel op mijn schouders te nemen en houdt rekening met de korte en de lange termijn. Neem jij ook graag veel op je schouders? Kijk welke aspecten je mist in jouw ‘systeem’ en gebruik de aangereikte elementen ter inspiratie. Take care, want het blijft een evenwichtsoefening …

[1] “Green Lights” van de schitterende acteur Matthew McCounaghey