Mijn reflex bij elke shower-thought is telkens weer: is daar eigenlijk al iemand mee bezig? Bestaat dit al? Hebben we wetenschappelijk inzicht dat ik gewoon nog niet ken?

Vaststellingen die tot nadenken stemmen

Wat weten we eigenlijk over feedback en evaluatiegesprekken? Er is best wel wat wetenschappelijk onderzoek verricht naar impact van verschillende vormen van feedback. Ik heb niet de minste intentie om hier een nog maar half volledig overzicht te geven (dat werd al eerder en beter gedaan door anderen[1]), maar een aantal herhaald bevestigde vaststellingen leveren interessante inzichten op:

  • In het algemeen levert eender welke vorm van feedback een op zijn best minuscuul effect op. Bij een heel beperkt aantal mensen is er een groot effect merkbaar. Gemiddeld is het effect bijna verwaarloosbaar;
  • Zowel positieve en negatieve feedback hebben een grotere kans op geen of een negatief effect dan op een positief effect. Ongeacht of feedback positief of negatief is, er is hooguit 38% kans dat de feedback het verhoopte resultaat behaalt;
  • Feedback op complexe taken heeft een kleiner effect dan feedback op deeltaken of enkelvoudige taken, maar welke taken dan het meest geschikt zijn om feedback op te geven, dat is moeilijk of niet vast te stellen: de verschillen zijn gewoon te klein om een conclusie te trekken;
  • Feedback heeft enkel nog negatieve waarde als de link tussen de taak of het feit, en de feedback zelf niet meer duidelijk is. Te lang wachten, naast de kwestie praten, algemene feedback zonder een voorbeeld aan te kunnen halen, …
  • Face to face feedback (van mens tot mens) heeft een kleinere en negatievere impact dan onpersoonlijke, systemisch gegenereerde feedback.

Het menselijk geheugen maakt van een jaarlijkse evaluatieronde iets dat ook heel erg gaat lijken op een Oscaruitreiking.. Hoe sneller je film of album uitkomt na de vorige show, hoe kleiner de kans dat tegen de volgende show nog iemand aan je denkt. Prijsuitreiking in februari? Dan wil je vooral niet dat je beste prestatie zichtbaar was in maart. Die prestatie in de maand na het gesprek moet wel heel erg uitzonderlijk goed geweest zijn om in de volgende ronde nog opgehaald te worden. Of om de opmerking ‘maar ja, je collega’s hebben dan al die andere maanden nog hard gewerkt voor resultaat in januari of december’ te weerleggen.

Feedback is een basisbehoefte

Ik wil hier geenszins mee zeggen dat elke vorm van feedback op de schop moet. Integendeel. Iedereen heeft behoefte aan feedback, aan gehoord worden, aan gezien worden, aan advies. En wie disfunctioneert moet daar ook op aangesproken worden. Je wil vooral niet het signaal geven dat wangedrag door de beugel kan, ongeacht de persoon. Het kan misschien wel anders.

Dat feedback een universele basisbehoefte is, bewijst het alles overspoelende gebruik van sociale media, waarbij onderzoek aantoont dat emotionele steun, snelle respons wanneer nodig, bevestiging, een gevoel van aanvaarding, de belangrijkste drijfveren blijken te zijn.

De mens heeft nood aan feedback, maar graag in real time. Feedback, die een jaar op de plank blijft liggen te verwelken verliest zijn relevantie of wordt contraproductief.

Bye bye evaluatiegesprek?

Veel HR mensen zijn allang overtuigd dat continu feedback geven een veel beter proces vormt dan een keer per jaar iedereen een te lang maar toch veel te kort gesprek te laten voorbereiden, daar loonverwachtingen aan te koppelen, en nadien dan de combinatie van de twee om te zetten in promoties, opslag, of persoonlijke interventieplannen. Tegelijkertijd heb ik zelf nog nooit een organisatie gezien waar er niet jaarlijks naar een Gauss-curve, 9 Box, personal evaluation form, of soortgelijks gegrepen wordt om een jaarlijkse beslissing over promotie, opslag of persoonlijke interventieplannen te motiveren. Ook als er al een cultuur van continue feedback bestaat. Steeds meer valt me op hoe demotiverend voor een toch aanzienlijk deel van de medewerkers of leidinggevenden die jaarlijkse feedback ronde is. En net omdat de link met loon of loopbaan nog steeds zo expliciet leeft en als drijfveer voor feedback wordt gezien, zie je freelancers, consultants, externe medewerkers vaak niets van feedback ontvangen. En ook wij hebben daar nood aan.

Wordt het niet tijd om de band tussen feedback enerzijds, en salaris of loopbaan anderzijds, waar het kan, echt door te knippen? Als de wetenschap ons tegenspreekt, als we elkaar bijna wekelijks spreken of zien en van feedback voorzien, als we die feedback ook documenteren daarna, wat voor zin heeft het jaarlijkse ‘jij was echt gewoon geweldig / gewoon goed / vreselijk bezig’ (schrappen wat niet past) moment dan nog? Dat die feedback deel uitmaakt van de besluitvorming bij promotie of loonsverhoging, dat mag buiten kijf staan. Maar moet die dan nog als jaarlijkse verrassing gepresenteerd worden? Ikzelf begin die gesprekken veel te vaak met ‘goh ja, het gaat niet onverwacht komen, je ziet dit zelf wel aankomen na al onze gesprekken dit jaar’.

Kunnen we de tijd die we met zijn allen steken in kalibraties, ijkingen, verantwoordingen, brieven, ondertekende “samenwerkingsgesprekkenverslagen”, en meer dan waarschijnlijk niet of demotiverende beoordelingen, niet beter kunnen gebruiken? Zelfs niet vervangen door een alternatief, maar gewoon de tijd er niet meer insteken? Ik vraag het me soms, steeds vaker, af.

******

[1] Een geweldige samenvatting van een berg recent wetenschappelijk onderzoek hierover, en een zeer behulpzame inleiding, vind je in het hoofdstuk ‘Motivatie en bepaalde managementpraktijken’ van Patrick Vermeren, Academia Press – Gent;2023, vijfde druk.

******