De 4 VUCA-pijlers en de rol van HR

Laten we eerst even stil staan bij de 4 pijlers binnen VUCA.  Eerst leggen we de link met (de rol van) HR, om daarna verder in te gaan op de rol van het management en van de medewerkers.

Volatiliteit: Dit verwijst naar snelle en onverwachte veranderingen, die in de wereld plaatsvinden en die impact hebben op organisaties. Voorbeelden zijn de klimaatverandering of de introductie van nieuwe technologieën.

Denk aan een HR-afdeling die artificiële intelligentie (AI) wil implementeren voor het werven en selecteren van kandidaten. Deze nieuwe manier van werken brengt voor HR  aanpassingen met zich mee op het vlak van vaardigheden en functiebeschrijvingen. Of denken we aan de invoering van de GDPR -regelgeving over gegevensbescherming. Hiervoor waren volledige nieuwe procedures vereist, die daarna geïmplementeerd werden.  Daarnaast dienden er leertrajecten opgezet te worden voor de HR-medewerkers, zodat deze zich de nieuwe regelgeving eigen konden maken.

Dergelijke wijzigingen zijn een volatiel gegeven en zal elke HR -afdeling dwingen attent te blijven, zich voortdurend aan te passen en verder te evolueren.

Onzekerheid: Dit gaat over de onvoorspelbaarheid en het gebrek aan betrouwbare informatie over toekomstige gebeurtenissen of uitkomsten.

Een voorbeeld is de lancering van een nieuw product, waarvan het succes of de acceptatie door de markt onzeker is. HR kan een belangrijke rol spelen: ze kan werknemers helpen om te gaan met deze onzekerheid door effectief te communiceren en daarnaast het creëren van een veilige omgeving, waarin medewerkers zich kunnen aanpassen aan de veranderingen en hiervoor nieuwe ideeën en werkwijzen aannemen.

Een ander voorbeeld van onzekerheid is de technologische vooruitgang en automatisering. HR kan er dan voor zorgen dat de medewerkers worden omgeschoold waardoor ze sterker en beter gewapend zijn om aan veranderende behoeftes van hun organisatie te beantwoorden.

Complexiteit: Organisaties hebben vaak complexe structuren met veel verschillende functies, échelons en teams. HR heeft hierbij de uitdaging om dit op een effectieve manier te communiceren.  Hierin bepaalt HR  duidelijke verantwoordelijkheden en bevordert ze daardoor de efficiëntie en samenwerking binnen de organisatie. Los van dit gegeven kan diversiteit ook leiden tot complexe en gevoelige situaties. HR kan hiertoe bijdragen door een inclusieve werkomgeving te creëren, waarin diverse achtergronden en perspectieven worden gewaardeerd en benadrukt.

Ambiguïteit: Werknemers worden vaak geconfronteerd met tegenstrijdige verwachtingen over hun prestaties en beoordelingen binnen organisaties. Het is aan de HR-afdeling om hierin helderheid te scheppen door middel van training, regelmatige feedbackgesprekken en het stellen van duidelijke doelen. In een ambigue werkomgeving is het soms lastig om onderscheid te maken tussen enerzijds een te hoge werklast en anderzijds inefficiënt werken. Het niet halen van deadlines wordt vaak gezien als een teken van inefficiëntie, terwijl een daadwerkelijke overbelasting ook de oorzaak kan zijn. HR heeft hierin de taak om zich in te lichten over alle aspecten van het probleem, de werklast en planning indien nodig te beoordelen en actie te ondernemen.

Laten we, nu we een beter begrip hebben van de uitdagingen in een VUCA -wereld en de impact ervan op het HR-beleid, eens kijken naar de rol van de managers en die van de medewerkers.

VUCA en de rol van het management

Het is essentieel dat het management zich bewust is van de snelle veranderingen en actief anticipeert op nieuwe trends en technologieën. Leiders moeten in staat zijn om binnen hun organisaties nieuwe ideeën te omarmen, (berekende) risico’s te nemen en innovatie te stimuleren. Ze dienen ook flexibele en adaptieve strategieën te ontwikkelen om te reageren op onverwachte gebeurtenissen en veranderingen op de markt.

Men kan hun rol het best omschrijven als een “transformationele leider”. Managers hebben in die VUCA-wereld een cruciale rol te vervullen naar hun medewerkers toe. Als ze zorgen voor psychologische veiligheid, kunnen en mogen medewerkers experimenteren en leren uit hun fouten. Managers kunnen ook de verbinding tussen teams faciliteren en erover waken dat zelfsturende teams met elkaar verbonden blijven om gezamenlijke doelen te bereiken.  Goede leiders zijn authentiek en handelen naar hun eigen morele principes. Ze zijn zichzelf en doen wat ze zeggen (“walk the talk”), terwijl ze ook bereid zijn toe te geven wanneer ze iets niet weten of iets moeten uitzoeken. Authenticiteit is essentieel om vertrouwen en geloofwaardigheid te bereiken in een snel veranderende en complexe omgeving.

VUCA en de rol van de medewerkers

Het lijkt alsof er nood is aan een nieuw soort werknemers die zich snel kunnen aanpassen aan de vele nieuwe uitdagingen. Flexibiliteit, veerkracht, ownership en een lerende houding zijn belangrijke competenties waarvan men graag heeft dat werknemers deze bezitten. Ze hebben idealiter een steile leercurve en een groot aanpassingsvermogen zodat nieuwe technologieën en veranderende bedrijfsomgevingen geen belemmering vormen. Naast deze persoonlijke eigenschappen hebben medewerkers ook meer specifieke skills nodig om goed te gedijen in deze grillige wereld.

Digitale vaardigheden zijn essentieel. Data-analyse, kritisch denken en oplossingsgericht werken is noodzakelijk om betere inzichten te krijgen in complexe situaties en hiervoor effectieve oplossingen te vinden. Dit alles wil echter niet zeggen dat ervaren werknemers niet meer nodig zijn, dit lijkt ons een fatale vergissing. Jongere werknemers zijn meestal beter bekend met de nieuwste vaardigheden en technologische kennis. Echter, ervaren werknemers hebben een schat aan kennis en expertise, die moeilijk kan worden vervangen. Ze beschikken over diepgaande inzichten en kennis van bedrijfsprocessen, klantenrelaties en de interne structuur. Dit is van onschatbare waarde bij het nemen van strategische beslissingen en het aangaan van complexe uitdagingen. Bovendien kunnen ervaren werknemers zich aanpassen aan de nieuwe VUCA-wereld als hen de kans én de middelen worden aangereikt. Een werkomgeving die voortdurende (bij)scholing stimuleert, stelt haar werknemers in staat om up-to-date te blijven met de allerlaatste ontwikkelingen. Dit zorgt niet alleen voor een constante kennisgroei van elk individu, maar ook voor een groei van het bedrijf als geheel. Deze werknemers zullen innovatieve ideeën naar voor brengen, nieuwe werkwijzen implementeren en efficiënter werken. Bovendien biedt investeren in de persoonlijke ontwikkeling van werknemers ook voordelen op het gebied van bedrijfscultuur en werknemersbetrokkenheid: werknemers die de mogelijkheid krijgen om te leren en te groeien, zullen zich meer gewaardeerd en gemotiveerd voelen. Dit leidt tot een hogere werktevredenheid, lagere verloopcijfers en een positievere werkomgeving.

Omgaan met valkuilen

Desondanks zijn er ook valkuilen. Permanente verbondenheid, toenemende werkdruk, chronische stress en tunnelvisie door volharding kunnen problemen veroorzaken. Organisaties die zorgen voor een goede balans tussen werk en privé, die een gezonde werkomgeving stimuleren en die ruimte bieden voor ontspanning en herstel, zullen meer succesvol zijn.  Het aanvaarden van fouten, gecombineerd met een onafgebroken feedbackcultuur beperken de impact van deze valkuilen.

Tot slot

De rol van HR in een VUCA-omgeving is cruciaal en uitdagend. HR moet een echte business partner zijn en de business begrijpen om effectief te kunnen opereren als een change agent. HR zet zich best in om de behoeften van medewerkers te herkennen en te erkennen én een link te vormen tussen de werkvloer en het management. We zijn ervan overtuigd dat door een constante communicatie en betrokkenheid te waarborgen, HR een positieve invloed zal hebben op het welzijn en de prestaties van medewerkers in een VUCA-wereld.

Echter, iedereen binnen een organisatie zou zich bewust moeten zijn van de veranderende wereld en de bijdrage die zij kunnen leveren aan het succes van de organisatie.